Analyste aux Finances

Duties and Responsibilities

Quatre postes d’assistants aux finances sont créés au sein de l’unité Finances, pour gérer les subventions du Fonds Mondial, tous sous la responsabilité d’un analyste financier. Les responsabilités et livrables des quatre postes sont similaires, et sont décrits ci-dessous :

Participer à la conformité des processus financiers, des informations et rapports financiers et du suivi des audits avec les règles, règlements, politiques et stratégie du Fonds mondial et du PNUD
Veiller au respect strict du système de contrôle interne selon les règles et procédures du PNUD;
Appuie la tenue d’un registre des équipements achetés dans le cadre du Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité;
Veiller au respect des règles et procédures comptables et de passation des marchés;
Contribuer à l’analyse financière et le suivi des ressources de la subvention et à fournir une analyse de qualité au personnel de l’unité de gestion et au bureau pays, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité;
Contribuer à la planification et au suivi des dépenses selon les règles, politiques et procédures du PNUD, sur la base des accords de subvention et accords corporatifs entre le PNUD et le Fonds Mondial, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité;
Contribuer à mettre en œuvre un robuste contrôle financier sur tous les process internes pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité;
Appuyer la mise en œuvre de procédures telles que les revues, réconciliations, afin d’assurer une utilisation économique, efficace et efficiente des ressources de la subvention, de façon à ce que les objectifs de cette dernière soient atteints, en s’assurant que les dépenses soient raisonnables et correspondent aux allocations budgétaires, de façon à éviter les dépenses non conformes.
Appuyer le rapportage interne et externe, en fonction des besoins du Fonds Mondial et des partenaires. Ce système inclura les données des sous récipiendaires, des prestataires de service et d’assistance technique sous sa responsabilité
Préparer les estimations budgétaires, en collaboration avec les autres collègues de l’unité de gestion, selon les besoins du programme, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité;
Réaliser l’archivage de la subvention pour le PNUD, y compris les documents des sous-récipiendaires, fournisseurs, prestataires de service et d’assistance technique
2. Contribue à la mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles

Met en œuvre un suivi et une analyse continue de la situation financière, et prépare les prévisions de dépenses de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité;
Contribue à la clôture opportune de la subvention dans le respect des règles du PNUD et du Fonds Mondial, y compris le transfert des actifs;
Assure un suivi pour assurer la transparence des processus financiers et de l’utilisation des fonds, en application des directives du PNUD et du Fonds Mondial pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité;
Conduit la préparation opportune des projections de trésorerie mensuelles de la subvention, pour les sous-récipiendaires sous sa responsabilité;
Contribue aux audits du Bureau d’Audit et D’Enquêtes du PNUD, aux audits des sous récipiendaires, et aux audits du Bureau de l’Inspecteur Général du Fonds Mondial, dans le cadre de l’accord entre le PNUD et le Fonds Mondial. Assure une mise en œuvre opportune des recommandations des audits quand elles se réfèrent aux domaines financiers, aux actifs de la subvention et la gestion des sous-récipiendaires ;
Appuie les demandes de paiements et avances trimestrielles et procède à leur préparation ;
Contribue à l’analyse mensuelle des comptes d’avance et la participation à la clôture annuelle des comptes;
3. Gère le budget d’une subvention, et effectue le suivi budgétaire

Est le point focal d’un groupe de sous-récipiendaires pour la gestion des ressources financières: planification, suivi et contrôle des ressources suivant les règles du PNUD ;
Contribue à l’élimination des erreurs dans la gestion budgétaire de la subvention ;
Contribue à la conformité des opérations avec le mécanisme de contrôle interne, en s’assurant que les vouchers soient correctement traités, les transactions correctement enregistrées et publiées dans Atlas. Signale régulièrement les anomalies telles que les erreurs de budget check, les vouchers non approuvés, à son superviseur ;
Prépare et assiste aux réunions de revue trimestrielle avec les sous-récipiendaires en coordination avec les autres collègues de l’unité de gestion;
4. Fait un suivi budgétaire rapproché des sous récipiendaires et autres partenaires de mise en œuvre, et renforce leurs capacités

Effectue quotidiennement le travail de conseil et de renforcement des capacités des sous-récipiendaires et autres partenaires de la subvention, sur les thèmes de gestion financière, gestion des actifs, contractualisation, problèmes bancaires, budgétisation, comptabilité et rapportage;
S’assure que les avances aux sous-récipiendaires et les paiements directs effectués en leur nom sont correctement analysés, traités et payés dans les délais. S’assure que les transactions sont correctement et ponctuellement enregistrées;
Contribue à harmoniser les pratiques de rapportage et de comptabilité des sous-récipiendaires autour du logiciel Tompro, en particulier en ce qui concerne la budgétisation et les indicateurs clé de performance budgétaire ;
Appui le processus d’audit des sous récipiendaires, en particulier durant la phase de préparation et en s’assurant que les recommandations d’audit sont suivies conformément au rapport d’audit.
Appuie en continu les unités finances des sous récipiendaires, en particulier pour la liquidation des avances

Education

• Diplôme de niveau licence en comptabilité, finances, audit, gestion ou administration publique niveau licence.
• Certificat de comptabilité
• Les candidats ne disposant pas d’un diplôme de comptabilité provenant d’une institution internationalement reconnue devront passer un test de comptabilité et finances.

Experience

• Au minimum 5 ans d’expérience professionnelle significative, avec des responsabilités croissantes, dans des fonctions de supervision et de conseil
• Expérience de travail avec les agencies des Nations Unies, le secteur public ou les organisations non gouvernementales
• La connaissance des règles et normes et systèmes financiers du PNUD ou d’une institutions des Nations Unies serait un atout.
• La connaissance et l’expérience de la gestion financière des subventions du Fonds Mondial serait un atout.
• Expérience des relations avec les agencies des Nations Unies, le secteur public et les organisations non gouvernementales.
• Expérience de formation et de coaching en gestion financière un atout.

Languages

• Maîtrise parfaite du Français
• Bon niveau d’anglais désirable

Other

• Maitrise des outils informatiques (Excel, Word, Powerpoint, etc.) ;

Competencies

Core

Innovation

Ability to make new and useful ideas work

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Leadership

Ability to persuade others to follow

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

People Management

Ability to improve performance and satisfaction

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Communication

Ability to listen, adapt, persuade and transform

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Delivery

Ability to get things done while exercising good judgement

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Technical/Functional

Primary

Accounting (General)

Knowledge of accounting concepts, principles, regulations, and policies and ability to apply to strategic and/or practical situations

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Financial Management

Ability to create a process to achieve financial goals

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Financial Reporting and Analysis

Ability to evaluate financial data, derive relevant findings and present them in a meaningful manner

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Project Management

Ability to plan, organize, and control resources, procedures and protocols to achieve specific goals?

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Risk Management

Ability to identify and prioritize risks, and organize action around mitigating them

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Knowledge Management

Ability to capture, develop, share and effectively use information and knowledge

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Risk Management

Ability to identify and prioritize risks, and organize action around mitigating them

Level 4: Adept with complex concepts and challenges convention purposefully

Secondary

Relationship Management
Ability to engage and foster strategic partnerships with other parties, sub-recipients and forge productive working relationships?

Level 4: Apply & Adapt: Contributes skills and knowledge with demonstrated ability to advance innovation and continuous improvement, in professional area of expertise